Personel Geçiş Sistemi (PDKS)

Personel Geçiş Sistemi (PDKS), çalışanların giriş-çıkış verilerini doğru ve otomatik şekilde kaydeden bir altyapıdır. Doğru PDKS ile bordro hataları azalır, mesai yönetimi hızlanır ve güvenlik prosedürleri güçlü şekilde uygulanır. Bu makalede; sistem tipleri, entegrasyon, KVKK uyumu, kurulum adımları, bakım ve sıkça sorulan sorular kapsamlı biçimde ele alınmaktadır.

PDKS Kullanım Alanları

• Bordro ve mesai yönetimi (küçük işletmelerden çok uluslu şirketlere)
• Şantiye ve saha ekiplerinde gerçek zamanlı takip
• Güvenlik kontrollü alanlarda giriş-çıkış denetimi
• Projeye özel vardiya yönetimi ve raporlama

Sistem Türleri ve Teknolojiler

• Kartlı sistemler (Mifare, HID): Hızlı ve ekonomik, ziyaretçi/Personel ayrımı yapılabilir.
• Biyometrik çözümler (parmak izi, yüz tanıma): Kopyalanamaz kimlik doğrulama için yüksek güvenlik.
• Mobil uygulama ve Bluetooth/NFC: Uzaktan doğrulama ve saha çalışanları için ideal.
• Online bulut tabanlı PDKS: Merkezi raporlama, API entegrasyonları ve uzaktan yönetim.

Öne Çıkan Özellikler

• Gerçek zamanlı giriş-çıkış kayıtları ve anlık raporlar
• Vardiya, fazla mesai, izin ve devamsızlık yönetimi
• Bordro paketleri ile otomatik veri aktarımı
• Yetkilendirme seviyeleri, alan bazlı erişim ve acil durum süreçleri

Entegrasyon ve Veri Akışı

PDKS sistemleri API, CSV veya doğrudan veritabanı bağlantısı ile bordro yazılımlarına veri sağlar. Ayrıca kapı kontrol sistemleri (access controller), CCTV ve personele özel izinler ile tam entegre çalışır. Bulut ve on-premise seçenekleri mevcuttur.

KVKK / GDPR Uyumu ve Veri Güvenliği

Çalışan verileri kişisel veri kategorisindedir. KVKK/GDPR gereksinimlerine uygunluk için; veri minimizasyonu, açık rıza veya yasal dayanak, şifreleme, saklama süresi politikası ve erişim loglaması uygulanmalıdır. Biyometrik veri kullanılıyorsa, ek önlemler ve DPIA raporu önerilir.

Kurulum Adımları

1. Analiz: Kullanım senaryoları, kapı sayısı, kullanıcı adedi ve bordro gereksinimleri belirlenir.
2. Donanım seçimi: Kart okuyucu, biyometrik terminal veya mobil doğrulama cihazları seçilir.
3. Yazılım ve Entegrasyon: API anahtarları, veri akışı ve bordroya aktarma kuralları yapılandırılır.
4. Test ve Eğitim: Pilot uygulama, kullanıcı eğitimi ve uç durum testleri yapılır.

Operasyon ve Bakım

Periyodik yazılım güncellemeleri, cihaz bakımı ve veri yedekleme prosedürleri PDKS performansını korur. SLA, destek hattı ve izleme dashboardları ile anlık sorunlara hızlı müdahale sağlanır.

Uyum Sağlama ve Risk Yönetimi

Yetkisiz erişim, veri sızıntısı ve hatalı kayıtlar için denetim logları, alarm mekanizmaları ve manuel doğrulama süreçleri oluşturulmalıdır. Ayrıca sistem politikaları düzenli olarak gözden geçirilmelidir.

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

S: PDKS hangi bordro yazılımlarıyla entegre olur?
C: Çoğu PDKS API veya CSV desteği sunar; popüler bordro paketleri ile entegrasyon mümkündür. İhtiyaç halinde özel entegrasyon geliştirilir.

S: Biyometrik veriyi kullanmak zorunlu mu?
C: Hayır; kartlı veya mobil doğrulama seçenekleriyle biyometri kullanımı isteğe bağlı hale getirilebilir. Ancak biyometrik doğruluk ve güvenlik avantaj sağlar.

S: PDKS hilelerini (buddy punching) nasıl önleriz?
C: Biyometrik doğrulama, canlılık tespiti, kamera destekli kayıt ve anomali tespiti ile buddy punching riski minimize edilir.

Neden Bizi Seçmelisiniz?

• Esnek donanım portföyü ve hazır bordro entegrasyonları
• KVKK uyumlu veri işleme ve şeffaf politika
• 7/24 destek, hızlı kurulum ve eğitim hizmeti
• Bulut veya on-premise çözümlerle ölçeklenebilir altyapı